Após um ano e 10 meses de implantação do SEI no IFNMG, servidores comemoram a agilidade e a melhoria dos trabalhos

Agilidade, padronização, mais transparência e redução de gastos são os principais resultados observados desde a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no IFNMG, em fevereiro de 2017. Esse sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos permite que todos os processos do Instituto, incluindo os campi e a Reitoria, sejam tramitados dentro da plataforma eletrônica.  

O assistente em administração Warley Souza Dias, presidente da Comissão Permanente de Acompanhamento do SEI no IFNMG, que acompanhou todo o processo de implantação do sistema, conta que inicialmente houve uma resistência, o que ocorreu em virtude do desconhecimento em relação ao sistema. Para reverter as dificuldades de aceitação de um novo método de trabalho “foram designados agentes multiplicadores nos campi e na Reitoria, os quais foram e são responsáveis por capacitar os usuários, de modo permanente. Atualmente, verifica-se uma grande aceitação por parte da gestão e da comunidade de técnicos administrativos”, informa o servidor.

O SEI é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real

Reconhecimento dos servidores

Responsável por atender demandas do Gabinete da Reitoria, a administradora Aline Fonseca Mota reconhece que o SEI otimizou os trabalhos que dependem da emissão de documentos, como ofícios, memorandos, despachos, editais e portarias. “Atualmente, pelo menos 90% das demandas do Gabinete chegam por meio do SEI. Por isso, sem dúvidas, o sistema contribuiu para otimizar o trabalho, na medida em que favorece o envio e recebimento de processos de forma quase que instantânea, dispensando, nos casos dos campi, a necessidade de deslocamento das vias físicas, na maioria dos casos. Outros fatores que merecem destaque são: a possibilidade de acompanhamento do andamento do processo pelos interessados; o conhecimento do fluxo necessário à conclusão do processo e a possibilidade de incluir base de conhecimento nos processos correlatos”, analisa a servidora.

A interface amigável possibilita essa otimização dos trabalhos conforme sustenta a administradora, que ainda faz questão de destacar as facilidades proporcionadas pelos documentos modelo e padrão, “que contribuem para a celeridade do processo, sem contar os documentos que já são gerados com uma formatação própria, garantindo a padronização dos documentos”, afirma.

E o SEI continua avançando. Foi desenvolvido recentemente pelos servidores de TI do IFNMG, em parceria com o Ministério da Educação, o aplicativo SEI, que pode ser baixado no App Store ou no Google Play. Segundo o Analista de Tecnologia da Informação Christopher Morandi Mota, o aplicativo é ainda limitado em suas funcionalidades, "mas possibilita principalmente o acompanhamento, ciência e assinatura dos processos". É o que faz a técnica em Tecnologia da Informação, Clarice Rodrigues da Silva. “Eu uso quando estou fora da instituição e preciso consultar algum processo, tirar dúvidas, esclarecer alguma coisa e certificar que o processo está em andamento”, enfatiza.

Troca de experiências

A implantação do SEI visa atender ao disposto no Decreto nº 8.539/2015, o qual preconiza a obrigatoriedade de uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal. O IFNMG foi a 3ª instituição da Rede dos Institutos Federais que atendeu ao decreto em 2017.

A Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri (UFVJM) também está se preparando para implantar o SEI ou outra plataforma eletrônica. Por isso, diante da experiência exitosa do IFNMG, conforme defende o técnico-administrativo de Tecnologia da Informação Rogério Luiz Cardozo Silva Filho, três servidores da UFVJM fizeram uma visita técnica em setembro deste ano para conhecer de perto o trabalho do IFNMG depois da adesão ao sistema eletrônico. “A troca de experiências pode evitar vários problemas, antecipar algumas ações e estratégias”, destaca Rogério, que salienta que o IFNMG está à disposição para participar de trocas de experiências como essa. 

O presidente da Comissão Permanente de Acompanhamento do SEI no IFNMG, Warley Souza Dias, informa que o Instituto visa implantar em breve o Boletim de Serviço Eletrônico nos campi. Para o próximo ano, está prevista a implantação de dois módulos. O Conecta-GOV, que permitirá a  intercomunicação eletrônica entre órgãos usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico, e o módulo de integração ao Protocolo Integrado, um sistema de informações de processos e documentos da Administração Pública Federal. Ele tem a função de ser um canal de comunicação com a população para consulta à tramitação de processos e documentos. “Para o próximo ano, também estudaremos a viabilidade de implantação do Módulo de Peticionamento Eletrônico”, complementa o presidente.